Meetings und Datenschutz: So gelingen DSGVO-konforme Terminvereinbarungen
Termine sind – egal in welcher Branche – Teil des Business. Als Freelancer:in, Selbständige:r oder Unternehmer:in stehen Sie regelmäßig in Kontakt mit Kundinnen und Kunden sowie Dienstleister:innen und halten auch intern regelmäßige Meetings ab. Bereits bei der Vereinbarung dieser Zusammentreffen werden immer wieder hochsensible Informationen ausgetauscht. Wir sprechen mit meetergo-Gründer Dominik Rapacki darüber, warum jede:r Selbständige mit diesen Daten DSGVO konform umgehen sollte und wie dieses Vorhaben gelingen kann.
Datenschutzfalle Terminvereinbarung
exali: Ihr kommt ja ursprünglich aus einer Digitalagentur – wie kam es zur Gründung eures Start-Ups?
Dominik Rapacki:
Schon damals fiel uns auf, dass es kaum DSGVO konforme Software gab. Da uns Datenschutz sehr wichtig ist, besonders in so einem sensiblen Bereich wie der Terminvereinbarung, wo die Kundinnen und Kunden ausgiebig ihre Daten eingeben müssen, wollten wir etwas daran ändern. Schon immer wollten wir unser eigenes Produkt haben, weswegen wir ein eigenes Tool entwickelten – meetergo.
exali: Mal etwas provokativ: Wenn ich als Selbständige:r einen Termin mit meinen Kundinnen oder Kunden ausmache – was kann da schon groß schiefgehen?
Dominik Rapacki:
Ob selbstständig oder nicht, Datenschutz außer acht zu lassen ist nicht nur unprofessionell, sondern in meinen Augen auch ethisch nicht vertretbar. Zudem ist mit DSGVO-Verstößen nicht zu spaßen, denn darauf folgen oftmals harte Konsequenzen. Auch als Selbstständige:r muss man sich daran halten und die Daten ordnungsgemäß verarbeiten. Man muss aufpassen, wo und wie man Daten seiner Kunden speichert, damit diese nicht zu Opfern von Cookies oder Tracking über Dritte werden.
Die steigende Zahl der Cyberattacken hat längst bewiesen, dass das Thema IT-Sicherheit nicht nur Großkonzerne, sondern auch kleine Unternehmen betrifft. Wie Sie Ihr Business schützen können, lesen Sie im Artikel KMU Cyber Security: So gelingen wirksame Sicherheitsstandards.
DSGVO konform meeten – als Freelancer:in, Unternehmer:in und Selbständige:r
exali: Abgesehen vom Datenschutz: Auf was sollte ich noch achten, wenn ich nach einem Tool suche, um meine Termine zu koordinieren?
Dominik Rapacki:
Das A und O ist die Integration. Egal ob bereits ein Tool genutzt wird oder nicht, wenn sich die Integration in die bestehenden Programme oder Workflows als zu kompliziert gestaltet, kostet dies kostbare Zeit und Geld. Wenn man zum Beispiel bereits eigene Formulare zur Kontaktaufnahme hat, sollte man diese direkt mit dem Tool verknüpfen können. Außerdem würde ich der Skalierbarkeit noch eine hohe Wichtigkeit zusprechen. Auch wenn man anfangs vielleicht eine geringe Auslastung hat, möchte man später nicht dazu gezwungen sein ein anderes Tool integrieren zu müssen, da dies immer mit Switching-Costs verbunden ist. Zu der Skalierbarkeit gehören auch der Ausbau des eigenen Teams und somit essenzielle Teamfunktionen. Zuletzt sollte das Tool an den richtigen Stellen zur richtigen Zeit einsatzbereit sein, meetergo garantiert dies beispielsweise durch Lead Qualifizierung und Weiterleitung zur/zum dazugehörigen Mitarbeiter:in.
exali: So eine komplexe Software wie meetergo klingt eher nach einem Hilfsmittel für große Unternehmen – was bringt mir das als Freelancer:in, die/der alleine arbeitet? Brauche ich sowas überhaupt?
Dominik Rapacki:
Als Freelancer:in arbeitet man in der Regel allein, weshalb wir hierfür speziell die Premium Version entwickelt haben. Diese fokussiert sich allein auf die Bedürfnisse von Selbstständigen, sprich, es gibt keine Team Features oder Lead Qualifizierung und Weiterleitung. Besonders als Freelancer:in hat man aber eben oft viele Meetings, welche in der Regel Terminvereinbarung benötigen. Mit einem Tool wie meetergo, spart man sich das hin und her per E-Mail, man kann automatisch Erinnerung und Follow Ups schicken, sowie auch connect - meetergo‘s eigene Meeting Plattform - nutzen. Das und noch viele andere Features machen einen Online-Terminplaner wie meetergo zu einem Muss, um professionell aufzutreten, effiziente Workflows zu gestalten und DSGVO konform zu arbeiten.
Rechtssicher und flexibel arbeiten
exali: Planung und Vorbereitung sind ja schön und gut, aber an manchen Tagen läuft eben leider gar nichts nach Plan. Meetings dauern länger als erwartet, jemand sagt ab oder man kann sich einfach nicht auf einen Termin einigen… Wie kann mir ein Online-Terminplaner auch in solchen Situationen helfen?
Dominik Rapacki:
Wie es bis jetzt vielleicht schon deutlich geworden ist, kann ein Online-Terminplaner mehr als nur die reine Terminvereinbarung. Bei der Festlegung von Verfügbarkeitszeiten kann man sogenannte Buffer-Zeiten einstellen, die vor und nach jedem Termin eine bestimmte Zeit vor weiteren Buchungen blockieren. Somit ist es nicht schlimm, falls ein Termin mal länger geht. Weitere Features wie die Wartelistefunktion, lassen Kundinnen und Kunden automatisch in freie Slots (wie zum Beispiel durch spontane Absagen) nachrücken.
Dominik Rapacki ist 25 Jahre alt und gebürtiger Kölner. Früh fing er an sein eigenes Geld zu verdienen. Mit 17 begann er seinen ersten richtigen "Job" bei Burger King und arbeitete neben der Schule. Von dort aus steigerte er sich kleinen Schritten zu immer "besseren" Stellen. Nach dem Abitur studierte er BWL - immer begleitet von dem Gedanken, etwas Eigenes zu machen. Nach verschiedenen spannenden Stationen von der Gestaltung von Webseiten bis hin zur Programmierung haben Dominik Rapacki und Partner Richard Gödel nun mit ihrer eigenen Agentur (webnature solutions GmbH) ein eigenes Produkt herausgebracht – meetergo.
Vivien Gebhardt ist Onlineredakteurin bei exali. Hier erstellt sie Content zu Themen, die Selbständigen, Freiberufler:innen und Unternehmer:innen unter den Nägeln brennen. Ihre Spezialgebiete sind Risiken im E-Commerce, Rechtsthemen und Schadenfälle, die bei exali versicherten Freelancer:innen passiert sind.
Sie ist selbst seit 2021 als freie Texterin unterwegs und weiß deshalb aus Erfahrung, was die Zielgruppe umtreibt.
